Har du varit på en eller flera arbetsintervjuer för ett nytt jobb, gått vidare i processen och nu blivit ombedd av din potentiellt framtida arbetsgivare att lämna referenser. Har du inte redan hunnit komma till detta steg i rekryteringsprocessen så kan du förbereda dig på att det kommer ske, det är nämligen extremt vanligt att arbetsgivare vill kontakta en eller flera av dina referenser när du söker jobb.
Referenser är personer som kan berätta mer om dig som person, dina tidigare arbetslivserfarenheter, prestationer och resultat. Att lämna och ta referenser under en rekryteringsprocess ses som standard på arbetsmarknaden idag, men det är väldigt viktigt att du förstår vikten av att ha bra referenser samt hur du hanterar dessa under rekryteringsprocessen, de kan bli den avgörande faktorn ifall du i slutändan landar drömjobbet eller inte.
Ifall du aldrig lämnat referenser under en rekryteringsprocess förstår vi att det kan kännas både läskigt och osäkert, du vill inte göra fel eller framstå som okunnig under ett så simpelt men ack så viktigt steg som referenser faktiskt är. Vi kommer därför i denna artikel gå igenom allt du behöver veta gällande referenser, allt från vad referenser är och varför de är viktiga, hur du väljer rätt referenspersoner, hur och när du ska lämna dina referenser samt hur du förbereder både dig själv och dina referenspersoner på bästa sätt.
Vad referenser är och varför de är viktiga
En referens är kort och gott en person som arbetsgivaren kan kontakta för att få en utökad bild av dig som kandidat och potentiell anställd från en utomstående person. Arbetsgivaren vill först och främst kunna få det bekräftat att det du berättat i din ansökan eller under intervjun faktiskt stämmer, men även kunna få en fördjupad kunskap kring hur du är som person, anställd, kollega osv.
En bra referensperson kommer inte bara bekräfta att du är en lysande kandidat, de kan även förstärka och förbättra intrycket som arbetsgivaren fått av dig då de kan lyfta fram dina styrkor och prestationer från en objektiv synvinkel, vilket i sin tur ökar dina möjligheter att bli erbjuden jobbet.
Ett par vanliga frågor som rekryteraren vill få svar på genom att kontakta en referens:
- Hur är kandidaten att arbeta med
- Vilka styrkor och utvecklingsområden har kandidaten?
- Hur fungerar kandidaten i team eller kundrelationer?
- Hur ser kandidatens arbetsmoral och ansvarskänsla ut?
- Hur hanterar kandidaten stress och utmaningar?
Vem du ska välja som referens
Som redan nämnt är referenser ett otroligt viktigt steg i rekryteringsprocessen, och det blir därför ännu viktigare att du väljer rätt referensperson då denne ska uttala sig om dina personliga och arbetsinriktade kvaliteter.
Först och främst ska det självklart vara en person du har en god relation med och som du vet kommer tala positivt om dig. Sedan behöver det vara en person som du faktiskt har arbetat tillsammans med på något sätt, de ska ju faktiskt kunna uttala sig om dig i din yrkesroll, dina prestationer samt din personlighet på arbetsplatsen och tillsammans med kollegor.
Tips på bra referenspersoner:
- Tidigare chef, arbetsledare, HR-ansvarig eller liknande. Ju närmare du arbetat personen desto bättre, du vill att de ska kunna uttala sig om dig som person och anställd.
- Kollegor du arbetat nära med, ju mer senior roll personen hade på företaget och teamet, desto bättre.
- Projektledare eller handledare, vid de tillfällen du utfört en praktik, examensarbete eller liknande.
- Kund eller uppdragsgivare, ifall du arbetat som konsult på uppdragsbasis, frilansare eller liknande.
- Ifall du är helt ny på arbetsmarknaden och saknar relevanta referenser helt och hållet så kan använda andra personer som känner dig väl, som t.ex. lärare, idrottstränare, föreningsledare, eller en ansvarig person från prao/praktik eller liknande. Undvik dock att använda personer som du endast har en privat relation med som familjemedlemmar eller vänner, de upplevs inte som objektiva referenspersoner av arbetsgivarna.
Ett par riktlinjer när du ska välja referensperson:
- Välj personer som du haft en nära och bra relation med.
- Välj personer som faktiskt kan och vill prata väl om dig.
- Fråga alltid den person du tänkt ange som referens om lov innan du anger dem för arbetsgivaren.
När och hur du ska lämna referenser
Rent generellt så behöver du inte ha med dina referenser redan när du skickar in din jobbansökan då detta är ett steg längre fram i rekryteringsprocessen. Det absolut vanligaste tillvägagångssättet är att i sin ansökan skriva ”Referenser lämnas på begäran”, detta visar på din öppenhet att ange referenserna vid ett senare tillfälle när det blir aktuellt.
Det finns ett par anledningar till vänta med referenserna tills det är skarpt läge, du vill t.ex. kanske inte att din nuvarande chef eller arbetsgivare ska få reda på att du är ute och söker nytt jobb, du vill ha tid att förbereda dina referenser innan de kontaktas (kan ju vara olika typer av jobb och roller du sökt), samt så ger det även dig tid att kontrollera att företaget är seriöst och att även du vill gå vidare med dem i rekryteringsprocessen.
Ett undantag är ifall du har 1-2 referenspersoner som du har en otroligt god relation med, som du fått godkännande av att alltid använda dem som referenser samt vet att de alltid kommer tala väldigt gott om dig. Då kan du ha med dessa redan direkt i din ansökan från start och på detta vis visa din proaktivitet och självsäkerhet när det kommer till referenssteget. En arbetsgivare kommer ytterst sällan att kontakta en referens innan de informerat dig om sin intention kring detta eller fått ditt godkännande att ta kontakt med referenspersonen.
När det väl är dags att läma referenser, oftast efter intervjufasen, så rekommenderar vi att du inkluderar följande information för din referensperson:
- Namn på referenspersonen
- Titel/funktion som referenspersonen har
- Företag/organisation som referenspersonen jobbar på
- Telefonnummer till referensen
- Email till referensen
- Kort summering av relationen mellan dig och referenspersonen samt hur ni arbetade tillsammans.
Exempel: ”Anna var min närmaste chef under tre års tid på Kundkontakt och ledde mitt arbete på daglig basis under vår tid som kollegor).
Exempel på hur din referens bör se ut:
Anna Karlsson
Teamledare för Kundservice
Kundkontakt AB
070-123 45 67
anna.karlsson@kundkontakt.se
Anna var min närmaste chef under min tid som kundtjänstmedarbetare på Kundkontakt AB mellan 2021–2024.
Förbered dina referenser
Ett av de absolut viktigaste stegen när det kommer till att lämna referenser är att du förbereder dina referenspersoner innan de blir kontaktade av arbetsgivaren. Att förbereda är först och främst ett respektfullt tillvägagångssätt då du tänker dela med dig av referenspersonens namn och kontaktuppgifter.
Du vill även att de ska vara medvetna och förberedda på att de kommer bli kontaktade, detta ger även referenspersonen möjlighet att reflektera över vad de har att säga om dig i förväg samt ge ett genomtänkt, relevant och positivt utlåtande om dig som både person och anställd.
Hur du förebereder dina referenser:
- Fråga alltid först och främst ifall du får använda personen som referens.
- Berätta om rollen som du sökt och är aktuell för, vad är det för typ av tjänst, företag, vad söker arbetsgivaren efter etc.
- Påminn din referens om tiden ni arbetade tillsammans, vad ni jobbade med, dina prestationer och styrkor du visade.
- Förklara för referenspersonen vad du lyft fram om dig själv för arbetsgivaren så deras omdöme stämmer överens med detta.
- Ett smart drag är även att dela jobbannonsen med din referensperson samt ge dem en kort sammanfattning av intervjun du haft med arbetsgivaren.
Ett par vanliga frågor som arbetsgivare brukar ställa till referenspersoner:
- Hur länge och i vilken roll arbetade du tillsammans med kandidaten?
- Hur skulle du beskriva kandidatens arbetsinsats och prestationer?
- Hur fungerade kandidaten i team och med övriga kollegor på arbetsplatsen?
- Vilka styrkor och potential såg du hos kandidaten?
- Finns det något du tycker kandidaten behöver förbättra och utveckla?
- Skulle du anställa kandidaten igen?
Att känna till dessa vanliga frågor kan hjälpa både dig och dina referenspersoner att förbereda er bättre inför samtalet med arbetsgivaren och därigenom säkerställa att utfallet blir så positivt som möjligt.
Vi hoppas att denna artikel har fått dig att känna dig mer bekväm med vad referenser är och hur du lämnar dessa på bästa sätt. Vi hoppas även att du fått en förståelse för varför referenspersoner är så viktiga och är en vital del av anställningsprocessen. Att ha rätt referensperson kan ibland bli den avgörande faktorn som gör att just du landar drömjobbet. Det kan vara referensen som bekräftar för arbetsgivaren att just du är rätt person för jobbet, eller när ni är flera kandidater som ligger jämnt till så kan en strålande referens vara den detalj som får just dig att sticka ut bland konkurrenterna.
Så även ifall du är i en tidig fas av rekryteringsprocessen så rekommenderar vi att du redan nu börjar fundera på vilka referenspersoner du kan använda dig av i framtiden.
Lycka till med jobbsökandet!
